Quản trị tốt dự án (DA) triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chiếm đến hơn 40% khả năng thành công của DA.

Vai trò của quản trị viên dự án ERP

Khi
DN đã ký xong hợp đồng và bắt đầu bước vào công việc triển khai, việc
đầu tiên làm là tổ chức đội ngũ triển khai DA và xác định người giữ vai
trò quản lý DA. Người quản trị dự án (QTDA) sẽ trực tiếp điều hành
triển khai DA, làm việc trực tiếp với QTDA phía đối tác triển khai (bên
B) và báo cáo cho ban chỉ đạo DA, thường là các cấp cao nhất của DN.
Bản thân người QTDA không nhất thiết phải tham gia 100% thời gian vào
DA. Tùy từng giai đoạn, người QTDA sẽ tham gia nhiều hay ít, mức độ
thường từ 70%-100% cho mỗi giai đoạn.Phần lớn công việc QTDA
là lập kế hoạch tổng thể/chi tiết các giai đoạn và điều phối nguồn lực
của DN trong việc phối hợp với đối tác bên B để triển khai DA. Bên cạnh
đó là việc xác lập các kết quả đạt được của từng giai đoạn.

Thông
thường, khi lựa chọn người QTDA, DN hay gắn công việc với nghiệp vụ tin
học nên cử phụ trách bộ phận tin học mà không gắn theo công việc chung.
Điều này dễ dẫn đến việc QTDA khó khăn khi điều phối các nguồn lực
không thuộc bộ phận mình phụ trách, gây chậm tiến độ triển khai, thậm
chí là bế tắc.

Quá trình triển khai DA ERP thường chia ra thành
các giai đoạn: chuẩn bị DA, xây dựng quy trình nghiệp vụ, kiểm thử hệ
thống, chuyển đổi hệ thống, vận hành hệ thống. Trong mỗi giai đoạn nhỏ,
người QTDA bên A sẽ phối hợp cùng QTDA bên B lập các kế hoạch chi tiết,
đánh giá các thay đổi và ảnh hưởng của thay đổi lên kế hoạch tổng thể.
Để đảm bảo tiến độ, quản trị viên DA bên A cần luôn sát sao, đốc thúc
các thành viên của DA hoàn thành công việc của mình từng ngày, từng
buổi, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi hệ thống.

Khi hệ thống
vận hành, người QTDA bên A sẽ tiếp nhận các công việc của bên B. Điều
này sẽ đặc biệt khó khăn khi đội tư vấn triển khai rút dần các nguồn
lực hỗ trợ. Bản thân người QTDA bên A phải lập và thực thi một kế hoạch
rất chi tiết trong việc tiếp nhận và chuyển giao, nhằm đảm bảo hệ thống
có thể tự vận hành một cách trơn tru.

Có nên thuê QTDA?

Thuê QTDA ERP
không khác nhiều so với thuê quản lý các DA khác như DA xây dựng cơ
bản, DA lắp đặt các công trình hạ tầng kỹ thuật lớn... Sớm hay muộn,
dịch vụ này cũng sẽ trở nên phổ biến cùng với tốc độ ứng dụng ERP tại
Việt Nam.
 

Trên thực tế, DN không
phải không có người đủ năng lực làm QTDA, mà vấn đề ở chỗ người có thể
làm QTDA thường ở các vị trí cao (là tổng hoặc phó tổng giám đốc).
Những người này thường tham gia với vai trò lãnh đạo DA nhiều hơn là
tham gia QTDA vì quỹ thời gian eo hẹp. Vì thế thay vì gán trưởng nhóm
nghiệp vụ (tài chính kế toán) hoặc trưởng bộ phận tin học vào vị trí
này, DN có thể lựa chọn giải pháp thuê QTDA bên ngoài.

Lợi ích
của việc thuê QTDA là giúp giảm bớt sự kiêm nhiệm trong nội bộ DN, đồng
thời đảm bảo sự chuyên nghiệp khi triển khai. Tuy nhiên, nhược điểm khi
thuê ngoài là người ngoài tổ chức nên ít nhiều sẽ không gắn với văn hóa
DN. Thậm chí còn gây ra chống đối “ngầm” từ bên trong với tâm lý “người
ngoài vào lãnh đạo”. Vì vậy, trước khi quyết định thuê ngoài, DN cần
đạt sự quyết tâm cao làm ERP cũng như thống nhất quan điểm thuê ngoài
trong nội bộ lãnh đạo.

Thiếu nguồn cung QTDA

Hiên
nay, ở Việt Nam chỉ một số ít công ty cung cấp QTDA ERP thuê ngoài. Các
đơn vị tư vấn mới chỉ thực hiện các công việc liên quan tới tư vấn dựng
đầu bài, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát... Sở dĩ có thực tế này là do
lực lượng QTDA ERP hiện nay còn quá mỏng, nhất là những người có kinh
nghiệm triển khai thành công DA tại Việt Nam. Không chỉ vậy, các DA ERP
có quy mô lớn trên toàn quốc, đa ngành nghề còn ít nên chỉ có số ít
QTDA trải nghiệm công việc ở mức độ phức tạp cao.

Một lựa chọn
khác là thuê từ công ty nước ngoài như Thái Lan, Singapore, Malaysia,
Ấn Độ... Các QTDA tại công ty ở nước ngoài đều có tính chuyên nghiệp
rất cao và khả năng tổ chức công việc tốt. Tuy vậy họ có rào cản về
ngôn ngữ và hạn chế hiểu biết quy định đặc thù của Việt Nam.

Việc
thuê ngoài QTDA không chỉ giải quyết vấn đề sử dụng đúng người, đúng
việc trong DN, mà còn đảm bảo tính thành công khi triển khai DA. Với
QTDA chuyên nghiệp, DN không những đảm bảo DA đưa vào đúng tiến độ mà
còn tiết kiệm chi phí phát sinh khi có thay đổi hay do DA chậm tiến độ.

STT

Chức danh

Vị trí

Trách nhiệm DN trong giai đoạn kiểm tra (Test) nghiệm thu

Thời gian

1

Giám đốc DA (Trưởng ban chỉ đạo DA)

Giám đốc DA/người được ủy quyền

- Phê duyệt kế hoạch giai đoạn và điều động nhân sự
- Quyết định thành lập đội kiểm thử hệ thống
- Phê duyệt kết quả nghiệm thu sau kiểm thử

5h/tuần

2

QTDA

QTDA/người được ủy quyền (70%-100% cho mỗi giai đoạn)

- Phối hợp với đội triển khai lập kế hoạch cho giai đoạn
- Xem xét kế hoạch chi tiết do đội triển khai lập
- Điều phối công việc giữa đội triển khai và các nhóm nghiệp vụ của DN
- Phân công công việc, làm rõ trách nhiệm của các cán bộ tham gia test nghiệm thu
- Tập hợp và xác nhận kết quả kiểm thử

30h/tuần

3

Trưởng nhóm nghiệp vụ

Trưởng các nhóm nghiệp vụ (TCKT, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý SX)

- Đề xuất danh sách tham gia kiểm thử trong phạm vi nhóm, trình giám đốc DA phê duyệt..
- Chuẩn bị các công việc cho test nghiệm thu: Hiểu kỹ nghiệp vụ mới, chuẩn bị dữ liệu test để kiểm thử chương trình
- Điều phối công việc trong nhóm
- Xác nhận kết quả kiểm thử

30h/tuần

4

Nhóm nghiệp vụ

Các nhóm nghiệp vụ (TCKT, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý SX)

Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do trưởng nhóm quy định: hiểu kỹ nghiệp vụ mới, chuẩn bị dữ liệu kiểm thử...

30h/tuần

5

Nhóm tin học – kỹ thuật – hạ tầng

Cán bộ tin học (IT)

Chuẩn bị môi trường theo tài liệu mô tả hạ tầng kỹ thuật, phối hợp cùng đội triển khai cài đặt hệ thống cho test nghiệm thu

10h/tuần

Công việc của các nhóm triển khai DA ERP

theo PCWorld VN)


Nguon "www.3c.com.vn"