Chúng ta sử dụng Outlook để nhận và gửi email vì thế 3c.com xin giới thiệu thủ thuật cơ bản trong Outlook XP sau:
Tạo (khai báo) một e-mail account
Để nhận và gửi e-mail với Outlook XP, bạn cần phải tạo một e-mail account . Bạn chọn menu Tools/ E-mail Accounts. Chọn mục Add a new e-mail account rồi nhấn Next. Chọn loại e-mail server mà bạn sử dụng (theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ khi bạn đăng ký sử dụng), nhấn Next để tiếp tục. Trong hộp thoại tiếp theo này bạn nhập những thông tin cần thiết về e-mail account của bạn như user name, password. Nếu bạn muốn lưu mật khẩu của bạn vào trong danh sách thì sau khi nhập password bạn chọn mục Remember Password. Trong trường hợp bạn chọn loại e-mail server là Exchanger Server thì bấm nút Check Name để xác nhận server nhận ra tên của bạn nếu không được thì bạn phải nên báo với người quản trị mạng biết để giải quyết. Và nếu bạn chọn mail server là POP3 thì bạn bấm nút Test Account Settings để xác nhận là account của bạn đang hoạt động. Cuối cùng nhấn Next và nhấn Finish để kết thúc việc khai báo một e-mail account.
Xóa e-mail account ra khỏi Outlook
Chọn menu Tools/E-mail Accounts, chọn mục View or change existing e-mail account rồi nhấn Next. Trong hộp thoại xuất hiện chọn e-mail account muốn xóa nằm trong danh sách rồi nhấn Remove và Finish.
Xem hoặc thay đổi e-mail account
Khi một E-mail đã được thiết lập trên Outlook và bạn muốn thay đổi một số nội dung như tên hiển thị, địa chỉ e-mail hay là thay đổi địa chỉ hộp thư đến, hộp thư đi. Bạn chọn menu Tools/E-mail Accounts. Chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm Next. Bấm vào e-mail account bạn muốn thay đổi rồi nhấn nút Change.
Tạo mặc định cho một e-mail account
Outlook hỗ trợ sử dụng nhiều e-mail account và e-mail account được tạo ra đầu tiên sẽ được chọn làm mặc định (default). Do đó để ấn định lại chế độ mặc định cho e-mail account thì bạn chọn menu Tools/ E-mail Accounts. Chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm nút Next. Chọn e-mail account muốn làm chế độ mặc định trong danh sách rồi nhấn nút Set as Default.
Ấn định địa chỉ Reply cho e-mail
Khi bạn gửi e-mail đi và bạn muốn e-mail của bạn được Reply lại theo một địa chỉ e-mail khác. Bạn chọn menu Tools/E-Mail Accounts, chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm nút Next. Chọn e-mail account bạn sử dụng để gửi e-mail đi trong danh sách rồi bấm nút Change. Bấm tiếp vào nút More settings, trong hộp thoại xuất hiện chọn tab General, trong mục Reply E-mail bạn nhập địa chỉ cần Reply lại và nhấn OK. Nếu muốn thay đổi tên của e-mail account thì nhập tên cần đổi vào ô bên dưới mục E-mail account.
Tạo một Message từ Contact
Nếu bạn đang nằm trong mục Contact và bạn muốn soạn ngay lập tức đến một người nào đó có trong Contact thì bạn chọn người đó rồi chọn menu Actions – New Message to Contact. Hoặc nếu bạn muốn làm nhanh hơn thì bấm chuột kéo mục Contact của người muốn gửi vào mục Inbox cửa sổ New Message sẽ hiển thị cho bạn với địa chỉ e-mail của người cần gửi đã có sẵn.
Ẩn hoặc hiện mục From
Khi bạn soạn e-mail, nếu bạn muốn cửa sổ New Message của bạn xuất hiện thêm mục From thì bạn chọn menu View – Form Field. Nếu muốn mất đi thì chọn lại một lần nữa.
Gửi lại một Message đã gửi
Khi bạn đã gửi một e-mail đi và không biết vì lý do gì đó bạn muốn gửi lại e-mail đó thì bạn bấm chuột chọn mục Send Item trong Folder list rồi chọn e-mail cần gửi lại và chọn menu Actions – Resend This Message.
Gọi lại hoặc là thay thế một e-mail đã gửi đi.
Khi bạn vừa mới gửi một e-mail đi và bạn đã nhận ra là e-mail đó đã có vấn đề cần phải chỉnh sửa hoặc phải thay thế nó bằng một e-mail khác. Bạn chọn mục Sent Item trong Folder list. Mở e-mail mà bạn muốn gọi lại hoặc thay thế. Bạn chọn menu Actions – Recall this Message, trong hộp thoại xuất hiện nếu bạn muốn gọi lại e-mail vừa mới gửi thì bấm chọn mục Delete unread copies of this message nếu muốn thay thế bằng một e-mail khác thì bấm chọn mục Delete unread copies and replace with a new message. Nếu như bạn muốn Outlook thông báo kết quả, bạn đánh dấu chọn mục Tell me if recall succeeds or fails for each recipient . Khi mà bạn muốn thay thế thì sau khi nhấn OK bạn phải gửi ngay một e-mail khác để thay thế nếu không e-mail đó sẽ được mặc nhiên được gọi lại.
Hiển thị thông báo khi có thư mới
Để hiển thị thông báo khi có mail mới bạn chọn menu Tools/Options, chọn tab References và bấm nút E-mail Options, đánh dấu chọn mục Display a notification message when new mail arrives rồi nhấn OK để đóng hộp thoại lại.
Thay đổi hình dáng chuột khi nhận thư mới
Chọn menu Tools – Options, chọn tab References bấm nút E-mail Options. Trong hộp thoại, bấm nút Advanced E-mail Options, dưới mục When new items arrive bạn chọn mục Briefly change the mouse cursor rồi nhấn OK để đóng hộp thoại.
Theo Echip